Etisk regelverk for Sporveiskonsernet

Dette regelverket gjelder for alle ansatte og alle innehavere av verv i konsernet Sporveien AS med datterselskaper, i det følgende kalt Sporveiskonsernet. Dette omfatter selskapene Sporveien AS, Sporveien T-banen AS, Sporveien Trikken AS, Unibuss AS med datterselskapene Unibuss Ekspress AS og Unibuss Tur AS, Sporveien Media AS og Bussanlegg AS. Eventuelle nye selskaper i konsernet vil også bli omfattet av regelverket.
 
Styremedlemmer og bedriftsforsamlingsmedlemmer både i morselskap og styremedlemmer i datterselskaper omfattes av det etiske regelverket. 
 
Etiske regler gjelder også for prosjektledere, konsulenter og andre som er innleid til arbeid for Sporveiskonsernet. Når begrepet ”ansatte” brukes i etiske regler, skal dette tolkes som ”ansatte, innehavere av verv og innleide”.

Tolkning:

Dette betyr at alle som er ansatt i, eller som i kraft av styre- eller bedriftsforsamlingsverv er knyttet til Sporveiskonsernet, plikter å følge det etiske regelverket. Med datterselskaper forstås alle selskaper som Sporveien har bestemmende innflytelse over. 
 
Innleide omfattes av det etiske regelverket. Deres engasjement er regulert av kontrakter mellom Sporveien og den innleides arbeidsgiver.

Disse etiske regler gir en ramme for hva Sporveien oppfatter som ansvarlig adferd og definerer de ansattes personlige ansvar for å opptre med integritet, hensynsfullhet og ansvarlighet.  Som leverandør av kollektivtrafikktjenester i Oslo plikter alle ansatte i Sporveiskonsernet å ta hensyn til våre brukere, eier og forretningsforbindelser, og å huske at Sporveiskonsernet er til for byens borgere.
 
Den enkelte ansatte skal overholde lover og regler, utføre sine oppgaver og opptre utad slik at Sporveiskonsernets omdømme ikke skades. Alt som gjøres i Sporveiens regi skal kunne tåle offentlighetens lys i forhold til allmenngyldige etiske normer.

Tolkning:

Sporveiskonsernet ønsker å opprettholde en høy etisk standard på alle nivåer i konsernet. Dette må gjennomsyre alle beslutninger som tas på alle nivåer i konsernet. All kommunikasjon med våre kunder må utformes på en måte som er lett forståelig for mottakeren.  Den enkelte ansatte skal opptre høflig og korrekt overfor de borgerne som vedkommende utøver myndighet eller yter tjenester overfor.

Alle ansatte i Sporveiskonsernet skal være lojale overfor Sporveien og arbeide med konsernets beste for øyet. Lojalitetsplikten medfører at man skal etterkomme pålegg fra overordnede, men aldri ha noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk.
 
Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at deres egne og deres underordnedes atferd til enhver tid er i samsvar med de etiske reglene.  
 
Ansatte i Sporveiskonsernet plikter å bruke og ta vare på konsernets eiendeler og ressurser på den mest mulig effektive og rasjonelle måten. Dette innebærer blant annet at de ansatte skal nå de oppsatte mål på den mest mulig virkningsfulle og minst ressurskrevende måten. 

Alle ansatte har ansvar for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Sporveiskonsernet vil videre at arbeidsplassen skal være kjennetegnet av mangfold og ikke-diskriminering. 

Ansatte skal behandle hverandre, kunder, forretningsforbindelser og andre med respekt og vennlighet. Ansatte skal unngå enhver form for baksnakking, trakassering eller mobbing eller annen oppførsel overfor kolleger eller forretningsforbindelser som kan oppfattes som nedverdigende eller truende.

Ingen diskriminering basert på kjønn, seksuell legning, alder, etnisitet eller religiøs overbevisning skal finne sted. De ansatte må ha respekt for kulturelle forskjeller.

Grunnlovens § 100 gir alle landets borgere en grunnleggende rett til å uttale seg fritt og kritisk om alle offentlige forhold. Dette er en individuell borgerlig rettighet. Ytringsfriheten må imidlertid veies opp mot lojalitetsplikten til Sporveiskonsernet, ref. § 3. 

Tolkning:

En ansatt i Sporveiskonsernet har som enhver annen borger i samfunnet rett til å uttale seg om samfunnsspørsmål som ikke er direkte knyttet til virksomheten i konsernet. Ytringsfriheten uttrykker et allment prinsipp som er begrunnet i et samfunnsmessig hensyn. Inngrep i ytringsfriheten må derfor ha en særskilt begrunnelse. I henhold til generell praksis både i den offentlige debatt, i norsk forvaltning og næringsliv er arbeidstakers lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver en slik særskilt begrunnelse som setter begrensninger for hvor frie arbeidstakers ytringer kan være.

Det må legges til grunn at jo nærmere den ansatte sitter toppledelsen i Sporveiskonsernet og jo mer detaljert kunnskap han eller hun har om pågående prosesser – jo større grad av forsiktighet må utvises. Det henstilles til alle å samarbeide med det enkelte selskaps informasjonsansvarlige før han eller hun går ut offentlig med en ytring som angår Sporveiskonsernet.

Stillingen til den som uttaler seg, vil være et viktig moment i avgjørelsen av om en ytring er å anse som et brudd på lojalitetsplikten til arbeidsgiver. Jo mer ledende stilling vedkommende har, jo lettere oppfattes man som et talerør for Sporveiskonsernet sitt standpunkt som selskap, og jo strengere vil lojalitetsplikten være.

Når det gjelder tillitsvalgte står disse i en særlig stilling fordi de skal ivareta arbeidstakernes interesser. Normalt vurderes dette slik at det skal mer til før en tillitsvalgts uttalelser anses som illojale. Man må imidlertid skille mellom vedkommendes opptreden som arbeidstaker og vedkommendes opptreden som tillitsvalgt, ref. Hovedavtalens §§ 48 og 49.

Ansatte som ønsker å få en sak belyst bør i første omgang bruke interne organer til å fremlegge sine synspunkt på saken. I forbindelse med et hvert utspill skal innholdet alltid vurderes med tanke på Sporveiskonsernets omdømme. Utspill til media skal alltid gjøres i nært samarbeid med nærmeste leder og informasjonsansvarlig.  

Varsling er regulert i § 24 og skal skje på forsvarlig måte.

Ansatte i Sporveiskonsernet plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han/hun i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

• Noens personlige forhold, eller
• Opplysninger om tekniske innretninger og  fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning  å hemmeligholde.
• Opplysninger som kan misbrukes til å gjennomføre  straffbare handlinger, skal behandles konfidensielt. Eksempler er opplysninger som kan brukes til å hindre eller skade kollektivtrafikkens funksjoner   samt opplysninger som må holdes hemmelig av  hensyn til sikkerhet og beredskap.
• Taushetsplikten gjelder ikke når opplysningsplikt følger av lov, forskrift eller vedtak truffet med hjemmel i lov. Videre gjelder taushetsplikten heller   ikke for opplysninger som er offentlig tilgjengelig og   opplysninger som åpenbart ikke er av konfidensiell natur.
• Arbeidstaker kan heller ikke bruke eller utnytte  opplysninger som er omfattet av taushetsplikten i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid hos andre.
• Taushetsplikten gjelder også etter opphør av ansettelsesforholdet.

Taushetsplikten gjelder ikke bare i forhold til utenforstående, men også overfor kolleger som ikke har saklig behov for tilgang til de aktuelle opplysningene i sin tjeneste og etter at arbeidsforholdet er avsluttet.

Tolkning:

Fortrolighet er en viktig forutsetning for tillit. For at man skal kunne arbeide effektivt og på en kvalitativt best mulig måte er det viktig at medarbeidere som i kraft av sin stilling behandler fortrolig informasjon også overholder reglene for taushetsplikt. Dette gjelder all fortrolig informasjon, både muntlig, skriftlig, elektronisk og på papir. Eksempler på fortrolig informasjon er priser, tekniske spesifikasjoner el., samt opplysninger om personlige forhold.

Reglene for taushetsplikt skal sikre at fortrolig informasjon ikke blir misbrukt eller kommer på avveier. Den enkelte ansatte er selv forpliktet til å oppbevare fortrolig informasjon på en slik måte at andre ikke får tak i denne. Den enkelte ansatte er også forpliktet til å sette seg inn i særlige forhold knyttet til taushetsplikt og personvern innenfor sitt arbeidsområde (anbud, økonomi, personal etc.) samt følge instrukser/policy for IKT/informasjonssikkerhet. Se forøvrig kommentarene knyttet til § 21 om overgang til annen virksomhet.

Ledere i Sporveiskonsernet skal bygge en organisasjonskultur basert på åpenhet, og som ivaretar Sporveiskonsernets interesser og etisk regelverk. Ledere har et særlig ansvar for at etiske regler følges og skal:

• Iverksette tiltak som kan motvirke forhold som skader Sporveiskonsernets interesser,
• Iverksette tiltak som kan formidle mistanke om slike forhold til rette vedkommende,
• Gjennomgå etisk regelverk ved nyansettelse,
• Påse at etisk regelverk er tema i årlige medarbeidersamtaler,
• Påse at alle ansatte undertegner på at de har lest og forstått etisk regelverk for Sporveiskonsernet og
• Påse at alle kontrakts- og samarbeidspartnere  behandles med respekt og høflighet.

Tolkning:

Sporveiskonsernet har mange samarbeids- og kontraktspartnere.  Flere av disse konkurrerer på forskjellige kontrakter i konsernet. Respektfull likebehandling av disse er en forutsetning for et godt samarbeidsklima.

Saksbehandling og beslutninger skal skje av ansatte som ikke er inhabile. Den ansatte har selv ansvar for å vurdere egen habilitet. 

Dersom en ansatt er inhabil, kan den ansatte ikke ha befatning med saken. Vedkommendes underordnede kan forberede saken, men ikke fatte avgjørelse. 

Ansatte i Sporveiskonsernet er inhabile i følgende tilfeller:

• Når det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til den ansattes upartiskhet. Det skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for den ansatte selv eller noen som den ansatte har nær personlig tilknytning til.
• Når den ansatte selv er part i saken
• Når den ansatte er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken
• Når den ansatte er eller har vært gift med, samboer med eller er forlovet med eller er fosterfar, foster- mor eller fosterbarn til en part
• Når den ansatte leder eller har ledende stilling i, har verv i en forening eller et selskap som er part i saken.

Ved ansettelse/innleie skal den ansatte fylle ut en relasjonserklæring om habilitet. En ansatt skal skriftlig underrette egen leder dersom han eller hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Leder kan be Compliance-enheten om en habilitetsvurdering av saken.  

Tolkning:

Som hovedregel kan man si at ingen ansatte må ta del i eller søke å påvirke en beslutning når det foreligger særlige forhold som er egnet til å svekke tilliten til Sporveiskonsernet, avdelingens eller den enkelte ansattes uavhengighet. Slike særlige forhold kan være en tilknytning til saken det gjelder for eksempel gjennom slektskap, nære personlige relasjoner, økonomiske eller politiske interesser. Dette vil også omfatte eierinteresser eller styreverv – både betalte og ikke betalte styreverv - i selskap, lag eller sammenslutninger som saken angår.

Også i andre tilfeller kan det foreligge inhabilitet. Generelt kan det sies at en ansatt vil være inhabil dersom det foreligger omstendigheter som kan føre til at hun eller han av andre oppfattes å legge vekt på annet enn det som er Sporveiskonsernets interesser. Dette omfatter forhold der den enkeltes personlige eller økonomiske interesser på den ene side kan stå i motstrid til konsernets, og/eller konsernets kunders, interesser på den annen side.

Dersom det deretter konstateres at en habilitetskonflikt foreligger, skal vedkommende straks fratre videre befatning med saken det gjelder. I de fleste tilfeller vil også en inhabil leders underordnede være å anse som inhabile. Disse kan imidlertid forberede saken for besluttende organ dersom de eller enkelte av dem, etter å ha vurdert sin situasjon, selv vurderer seg som habil.

Prinsippet om faglig uavhengighet betyr at det er faglige vurderinger som skal styre beslutninger, saksbehandling og utredning i Sporveiskonsernet. Ansatte i Sporveiskonsernet skal ikke la egne politiske oppfatninger styre sitt saksbehandlings- eller utredningsarbeid.

Tolkning:

Prinsippet om faglig uavhengighet innebærer ikke noen rett til å overprøve eller ignorere standpunkter, beslutninger, praksis og annet som ledelsen i Sporveiskonsernet fastholder. Dette gjelder selv etter at den ansatte har lagt frem sitt syn på saken, og beslutningen ble en annen enn det han eller hun hadde anbefalt.  Unntaket fra denne regelen er handlinger eller beslutninger som er grovt uetiske eller ulovlige. I slike tilfeller skal Compliance-enheten varsles, ref. §24.

I tilfeller der en saksbehandlers faglige velbegrunnede forslag til løsning på en sak tilsidesettes til fordel for en løsning som han eller hun anser som faglig uholdbar eller dårlig bør han eller hun skriftlig få gjøre rede for sitt syn og få dette vedlagt sakens dokumenter.  Slike vurderinger skal være faglig begrunnet, og gjelder ikke i tilfeller der saksbehandler helt åpenbart har vært påvirket av lobbygrupper eller selv aktivt har uttrykt syn på løsninger som strider med ledelsens beslutninger eller vedtatte konsernpolicy.

Sporveiskonsernets avtaler med ansatte, leverandører, kunder og forretningsforbindelser skal som en generell regel inngås skriftlig og signeres ihht. fullmaktsstruktur og arkiveres forsvarlig.

Tolkning:

Alle Sporveiskonsernets selskaper inngår jevnlig avtaler, og disse avtalene er viktige for selskapets suksess. Muntlige avtaler kan være vanskelig å dokumentere, og kan dessuten lede til mistanke om at det har funnet sted noe ulovlig eller uetisk. Alle avtaler skal derfor inngås skriftlig, og arkiveres på en forsvarlig måte.

Sporveiskonsernets regnskaper er avgjørende for styringen av virksomheten og for evnen til å oppfylle konsernets forpliktelser overfor sine interessenter. Det er derfor viktig at alle ansatte som har befatning med bilag og regnskapsførsel påser at alt gjøres nøyaktig og korrekt.

Tolkning:

Fordi styringen av vår virksomhet er avhengig av god oversikt over den økonomiske situasjon til enhver tid, skal Sporveiskonsernets regnskaper alltid være fullstendige og nøyaktige. Ansatte som deltar i finansielle transaksjoner eller regnskapsførsel, skal påse at alle transaksjoner er fullstendig og nøyaktig dokumentert, og registrert i samsvar med gjeldende rett, god regnskapsskikk og interne krav. Uriktig eller misvisende bokføring er ikke under noen omstendighet akseptabelt.

Sporveien har nulltoleranse mot korrupsjon. Korrupsjon er å kreve, motta eller akseptere tilbud om utilbørlige fordeler i anledning stillingen/vervet/oppdraget, og å gi eller tilby noen utilbørlige fordeler i anledning stillingen/vervet/oppdraget.

Ansatte skal ikke, verken direkte eller indirekte, ta del i noen form for bestikkelse eller korrupsjon, gi eller ta imot gaver eller annen utilbørlig fordel, se §§13 og 15.

Det skal utvises stor grad av aktsomhet i forhold til å ta imot gaver eller høflighetsgester fra leverandører, samarbeidspartene og andre utenforstående som man har forbindelse med i tjenesten.

Det er ikke tillatt å ta imot gaver eller andre fordeler hvis det er grunn til å tro at hensikten er å påvirke forretningsmessige beslutninger. Gaver eller fordeler av ubetydelig verdi – f.eks. blomster eller konfekt som kan settes frem for avdelingen til jul eller ved lignede anledninger der det er naturlig, ref. gjeldende Lignings ABC om erkjentlighetsgaver, - er normalt akseptert. Gaver med verdi over 500 kroner kan under ingen omstendighet mottas.

Ansatte som er i forhandlinger eller har befatning med tilbudsarbeidet med en leverandør el. kan ikke ta imot fordeler av noen art uansett verdi.

Det er også forbudt for ansatte å gi gaver til tillitsvalgte, ansatte og ledere i Sporveiskonsernet.  Dette gjelder ikke gaver i forbindelse med merkedager, oppstart/avslutning av arbeidsforhold e.l. ref. gjeldene lignings ABCs regler om gaver i ansettelsesforhold.

Ingen ansatte må godkjenne egne disposisjoner, det må gjøres av nærmeste overordnede.

Tilbud om middager eller arrangementer fra leverandør eller eksterne forbindelser skal ikke mottas. Vanlig forpleining i forbindelse med møter etc. anses som normal høflighet og kundepleie, og er tillatt.

Ved invitasjoner til seminarer skal dette være faglig relevant. Deltagelse skal godkjennes av nærmeste overordnede.

Hvis en utfordrende situasjon oppstår som en del av arbeidet for Sporveien, skal ansatte umiddelbart søke råd hos noen av sine overordnede. Slike diskusjoner er et viktig ledd i selskapets innsats for å forebygge korrupsjon og bestikkelser. Compliance-enheten kan rådspørres ved tvilstilfeller.

Tolkning:

Enhver oppmerksomhet som gjør at andre kan stille spørsmålstegn ved en ansatts integritet i forhold til en bestemt kunde, samarbeidspartner, leder, medarbeider eller tillitsvalgt må avslås. Her må det imidlertid utvises en viss grad av skjønn, og det må utvises stor grad av aktsomhet.

Det er forbudt å motta utilbørlige fordeler. Om det er en «utilbørlig» fordel beror på en helhetsvurdering av bl. a. følgende forhold: 
• Fordelens økonomiske verdi – jo mer verdifull, jo mer sannsynlig er det at den er utilbørlig.
• Partenes stilling eller posisjon (jo mer sentral stilling den ansatte har i forhold til giveren, jo mer sannsynlig er det at fordelen anses som utilbørlig). Innkjøpere og anmodere vil derfor normalt være forhindret fra å ta imot gaver/fordeler uansett verdi. Det samme gjelder ledere, prosjektledere, nøkkelmedarbeidere og tillitsvalgte, som heller ikke skal ta imot gaver eller fordeler av noen art.
• Formålet bak ytelsen – det er forskjell på om ytelsen gis i forbindelse med en kontraktsforhandling eller om det er en hyggelig oppmerksomhet til jul.
• Graden av åpenhet i forhold til mottakerens arbeids- eller oppdragsgiver – meld derfor fra til nærmeste leder. 
• Hvorvidt organisasjonsinterne retningslinjer mv. er overtrådt. Sporveiskonsernets etiske regler har nulltoleranse for korrupsjon. Det skal derfor ikke mye til før en gave eller lignende anses som en utilbørlig fordel.
• Hva som er sedvanlig innenfor det aktuelle livs- eller virksomhetsområde. Sporveien er tilført midler fra det offentlige, og det stilles derfor ekstra strenge krav til ansatte i Sporveiskonsernet.

Vanlig kundepleie/pleie av forretningsforbindelser er tillatt, og moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær hører med til høflig forretningsomgang. Graden av slik oppmerksomhet må ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. 

Ved arrangement i regi av eier – Oslo kommune er deltagelse fra Sporveiens ansatte alltid tillatt. Arrangementer med andre etater og andre selskap eid av Oslo kommune er tillatt dersom det er knyttet til et faglig innhold.

Når det gjelder forholdet til internasjonale kolleger eller vertskap man ikke har kommersielle interesser med må den enkeltes skjønn legges til grunn ved deltakelse i arrangementer. Hensynet til Sporveiskonsernets omdømme må alltid veie tyngst når slike avgjørelser vurderes.

Påvirkningshandel er forbudt. Dette er å kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel for å påvirke utføringen av stilling, verv eller oppdrag. Det er også påvirkningshandel når man gir eller tilbyr noen en slik en utilbørlig fordel.

Tolkning:

Et eksempel på påvirkningshandel er en leverandør som tilbyr en ansatt et gode for å få en kontrakt. Dersom en ansatt krever en fordel for å forlenge en kontrakt for eksempel penger, billetter, varer eller tjenester, er dette påvirkningshandel. Les mer om hva som er «utilbørlig» i tolkning til § 13.

Sosiale arrangementer, måltider eller annen underholdning hvor leverandører, samarbeidspartnere eller andre forretningsforbindelser inviteres kan bare aksepteres dersom det er en klar forretningsmessig begrunnelse for å arrangere slikt. Kostnadene ved slik representasjon skal holdes moderate og godkjennes på forhånd av overordnet. 
 
Ved arrangementer i arbeidstiden er det ikke anledning til å servere alkohol.  I forbindelse med ekstern representasjon, kan det gjøres unntak fra denne reglen. Unntak skal godkjennes på forhånd av nærmeste leder. Servering av alkohol skal holdes innen en rimelig ramme og skal begrense seg til det som er naturlig i forbindelse med servering av mat. 
 
Interne sosiale arrangementer skal godkjennes på forhånd av overordnet og kostnadene skal holdes på et moderat nivå.

Ansatte som blir invitert til arrangementer av leverandører, samarbeidspartene eller forretningsforbindelser skal vurdere om deltakelse kan være en utilbørlig fordel, se §§ 12 og 13. Dersom det kan reises rimelig tvil om dette kan være en utilbørlig fordel, skal tilbudet avslås. 
 
Reiser:
 
Ingen ansatte har lov til å delta på reiser/seminarer/samlinger betalt av Sporveiskonsernets forretningsforbindelser eller potensielle forbindelser. Skal man delta på en reise skal det alltid begrunnes faglig, og det skal uten unntak innhentes forhåndstillatelse fra nærmeste overordnede. Arbeidsgiver skal dekke alle kostnader forbundet med egne ansattes deltakelse i evenementet. 
 
Ingen ansatte kan godkjenne egne disposisjoner, det må gjøres av nærmeste overordnet.
 
Ved arrangementer der ektefelle/partner er invitert til å delta, dekker den enkelte ansatte i Sporveiskonsernet selv kostnadene forbundet med ektefelle/partners deltakelse.
 
Disse prinsippene gjelder også motsatt vei: Ingen enkeltperson som opptrer på vegne av Sporveien, kan tilby eller avtale å betale for representasjon eller andre utgifter som ville være i strid med disse prinsippene.

Tolkning:

Regelen har sammenheng med forbudet mot korrupsjon, se §§ 12 og 13, og Sporveiens nulltoleranse for korrupsjon. Det er ”Bestefarsprinsippet” som gjelder generelt mht godkjenning, attestering etc.

Ingen må opptre slik at Sporveiskonsernet kan mistenkes for brudd på konkurranselovgivningen, f.eks. bestemmelsene om ulovlig prissamarbeid, anbudssamarbeid eller markedsdeling.

Tolkning:

Det er forbudt å samarbeide med konkurrenter om vilkår ved anbud eller koordinering av anbudsinngivelser eller inngå avtaler med konkurrenter om prissamarbeid.

Ansatte i Sporveiskonsernet skal ikke oppføre seg på en måte som er egnet til å skade Sporveiskonsernets omdømme. Kjøp av seksuelle tjenester er straffbart. Forbudet gjelder også for nordmenn som kjøper seksuelle tjenester i utlandet. 

Brudd på dette forbudet anses også som et brudd på etisk regelverk, dersom det skjer på tjenestereise eller i annet oppdrag for Sporveiskonsernets regning. Dette gjelder også i fritiden under slike oppdrag. 

Tolkning:

Dette er straffbart uansett om sexkjøpet skjer i Norge eller i utlandet og uansett om slikt kjøp ikke er straffbart i utlandet. På denne måten bidrar Sporveien også til innsatsen for å bekjempe menneskehandel som representerer brudd på menneskerettighetene.

Ansatte i Sporveien skal ikke arbeide i ruspåvirket tilstand.

Tolkning:

Førere og en rekke andre stillinger skal helsegodkjennes etter forskrifter gitt av Samferdselsdepartementet. Ansatte må iht. til kravforskriften ikke være avhengig av eller misbruke alkohol. Misbruk av legemidler og bruk av narkotika er forbudt. Brudd på reglene kan medføre tap av helsegodkjenning.

En ansatt i Sporveiskonsernet kan ikke inneha bierverv, styreverv – lønnet eller ulønnet - eller annet lønnet oppdrag som kan skade konsernets legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til Sporveiskonsernet. Alle bierverv, styreverv o.l. skal godkjennes på forhånd av leder jfr. § 20.

Tolkning:

En ansatt i Sporveiskonsernet må ikke være engasjert i arbeid eller ervervsvirksomhet som hemmer eller sinker det ordinære arbeidet, med mindre arbeidsgiver samtykker til dette. En ansatt kan heller ikke ta arbeid eller drive ervervsvirksomhet som gjør at vedkommende kan bli inhabil ved saksbehandling i sin ordinære stilling i konsernet.

Man kan heller ikke ha bierverv som innebærer at man på noen måte kan komme i lojalitetskonflikt med Sporveiskonsernet, eller i sin virksomhet i konsernet kan treffe avgjørelser som i vesentlig grad kan influere på egne eller biarbeidsgivers inntekter. Likeledes er det forbudt å inneha bierverv som innebærer utnyttelse av bedriftshemmeligheter/taushetsbelagte opplysninger som den ansatte har tilgang til, eller bierverv som er egnet til å skade Sporveiskonsernets omdømme. 

For ansatte med sikkerhetstjeneste gjelder egne regler beskrevet i tariffavtale.

Det må være åpenhet og informasjon om ansattes bierverv, ekstrajobber, verv, eierskap e.l. i andre virksomheter, og slik informasjon skal forelegges leder for godkjennelse.

Tolkning:

Den ansatte skal opplyse om bierverv, ekstrajobber, verv, eierskap i selskaper el. Regelen må også ses i sammenheng med Sporveistariffens § 12. For ansatte med sikkerhetstjeneste gjelder egne regler fastsatt i tariffavtale.

Sporveiskonsernet ønskerikke de første to år etter vedkommendes stillingsfratreden engasjere en fratrådt medarbeider som ekstern oppdragstaker. Konsernsjefen eller adm. dir. i datterselskapene kan skriftlig samtykke i at det i særlige tilfeller gjøres unntak fra forbudet i foregående setning.

Tolkning:

Fra tid til annen ser vi ansatte som går fra sin stilling i Sporveiskonsernet og over i konsulentselskaper el. innenfor samme fagfelt, som selger tjenester til Sporveiskonsernet. Hovedregelen er at faste ansatte som sier opp sin stilling i konsernet ikke kan reengasjeres som eksterne oppdragstakere de første to årene etter fratredelsen. I helt spesielle tilfeller, der vedkommendes spesialkompetanse ikke kan skaffes på annen måte enn ved reengasjering som ekstern konsulent er det konsernsjef eller administrerende direktør i datterselskapene som skal fatte denne beslutningen etter skriftlig søknad.

Alle ansatte skal vise aktsomhet overfor tidligere ansatte som har tatt stilling i virksomhet som er leverandør eller forretningspartner til Sporveiskonsernet. 

Tolkning:

Det er viktig at de gjenværende ansatte i Sporveiskonsernet er varsomme med hvilken informasjon som gis ut til tidligere ansatte. I de tilfellene hvor en tidligere ansatt har gått over i en virksomhet som Sporveiskonsernet står i et samhandlings- eller forhandlingsforhold til, må man utvise særlig aktsomhet. Dette betyr selvsagt ikke at man skal avskjære sosial kontakt mellom tidligere kolleger og venner, men taushetsplikten og lojalitetsplikten må overholdes.

Alle anskaffelser i de selskapene i Sporveien som er underlagt lov om offentlige anskaffelser, skal gjennomføres i tråd med lov om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer.

Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er brudd på lover og regler, interne regler eller etiske normer.

Sporveiskonsernet har nulltoleranse mot korrupsjon og kritikkverdige forhold. Det er derfor etablert varslingsordning for å fange opp mistanker om korrupsjon, svindel, brudd på arbeidsmiljøloven, andre sentrale lover og regler, samt brudd på etisk regelverk. Formålet med varslingsordningen er å øke tilliten til at Sporveiskonsernet kan og vil rydde opp i uønskede forhold.

Ansatte har plikt til å varsle om straffbare forhold knyttet til vår virksomhet og om forhold der liv og helse står i fare. Alle har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i konsernet. Dette kan være korrupsjon, misligheter begått av kolleger, ledere eller tillitsvalgte eller alvorlige feil eller svakheter i systemet. Kritikkverdige forhold hos innleide eller leverandører varsles på samme måte. Innleide har tilsvarende rett og plikt til å varsle.

Varsling skjer enten muntlig eller skriftlig til den ansattes nærmeste overordnede. Hvis det oppleves som vanskelig å varsle nærmeste overordnede, kan man henvende seg til:

Compliance-enheten: E-post: varsling@sporveien.com eller Sporveien konsernets eksterne varslingsmottak: https://trustcom.pwc.no/sporveien eller telefon 406 13 402. Se også «varslingsplakaten» på intranett.

Om den ansatte ønsker det, kan varslingen skje konfidensielt, eller også anonymt. Alle som har mottatt slik konfidensiell varsling, eller informasjon om slik varsling, må behandle opplysningene strengt konfidensielt for å beskytte den ansatte. All varsling om ulovlig virksomhet eller brudd på etisk regelverk for Sporveiskonsernet skal tas alvorlig og bli forsvarlig undersøkt.

Sporveiskonsernet vil ikke akseptere noen represalier overfor ansatte som i god tro har varslet om brudd eller antatt brudd på gjeldende lov eller etisk regelverk. En ansatt som mener at varsling på noen måte er brukt mot ham eller henne av noen i Sporveiskonsernet, kan rapportere dette til sin nærmeste overordnede, eller til Compliance-enhetendirekte, som plikter å undersøke saken.

Tolkning:

Varsling er bra både for Sporveiskonsernet og for samfunnet fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Varsling er derfor en viktig del av konsernets kvalitetssikring.

Etter arbeidsmiljøloven har ansatte rett til å varsle om kritikkverdige forhold og har et vern mot gjengjeldelser. Leder skal også aktivt beskytte og søke å motvirke at ansatte som i god tro melder fra om misligheter eller mistanker om misligheter blir utsatt for represalier fra arbeidsgiver eller kolleger.

For at Sporveiskonsernet skal kunne ta tak i problemer som det varsles om, er det en fordel at varslingen skjer under fullt navn fordi oppfølgingsspørsmål da vil være mulig. Men det viktigste er at alle kritikkverdige forhold kommer frem, det oppfordres derfor til varsling i alle tilfeller hvor man har kjennskap til kritikkverdige forhold. Sporveiskonsernet har derfor etablert en ekstern varslingsmulighet. Her kan man varsle anonymt, for de som måtte ønske dette.

Siden Sporveiskonsernet har etablert varslingsrutiner med mulighet for anonym varsling, vil varsling til offentligheten som hovedregel være unødvendig. Varsling til massemedia vil derfor anses som uforsvarlig i de aller fleste tilfeller.

Arbeidsmiljøloven gir vern til varslere og forbyr gjengjeldelse. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.  I slike tilfeller vil varsleren kunne kreve erstatning fra arbeidsgiver, arbeidsmiljøloven § 2-5.

Den eller de personene som det er varslet om har krav på ordentlig behandling og skal få uttale seg om forholdet. 

Det er av avgjørende betydning for effekten av etisk regelverk at hver enkelt ansatt løpende vurderer sitt forhold til disse.

Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at deres egen og deres underordnedes atferd til enhver tid er i samsvar med etiske regler.

De etiske reglene skal distribueres til alle ansatte. Det skal også være henvisning til Sporveiskonsernets etiske regelverk på intranett, i selskapets ansettelseskontrakter og Personalhåndboken.

Alle ansatte må lese det etiske regelverket nøye. De skal også delta i opplæring som tilbys av Sporveiskonsernet eller det enkelte selskap. Sporveiskonsernet er ved sin Compliance-enhet ansvarlig for oppdatering av de etiske reglene og for å utarbeide relevant støttemateriale og kan bistå selskapene med opplæring og bevisstgjøring. Status for konsernets etiske regelverk vil bli gjennomgått årlig som del av enkeltselskapenes styremøter. 

Tolkning:

Hver enkelt ansatt har ansvar for å sette seg inn i og etterfølge de etiske reglene for Sporveiskonsernet.

Det er den enkelte leders spesielle ansvar å påse at de selv og deres ansatte har kunnskap om og etterlever etisk regelverk.

Administrasjonsenheten har ansvar for å tilgjengeliggjøre regelverket gjennom en implementeringsplan med aktiviteter, og å lage materiell som skal være tilgjengelig for alle ansatte gjennom intranettet.

Konsernsjefen har myndighet til å vurdere og å gjøre endringer i reglene, eventuelt å legge frem forslag om endringer for styret for beslutning.

For ansatte vil overtredelser kunne få konsekvenser for ansettelsesforholdet. Brudd på etisk regelverk vil kunne bli gjenstand for vurdering i henhold til gjeldende regler for behandling av misligheter og uregelmessigheter. 

Tolkning:

Alminnelige regler og rutiner ved disiplinærsaker kommer til anvendelse også ved overtredelse av det etiske regelverket.